Calculer la commission et la somme due au bailleur
Trois agences sur quatre calculent juste. Les erreurs viennent presque toujours du même endroit : ce qu’on met — ou pas — dans l’assiette de la commission.
À la fin du mois, une agence de gestion locative doit répondre à une question simple en apparence : combien reverser au bailleur ? La réponse tient en une ligne, mais chaque terme de cette ligne se discute — et c’est là que naissent les désaccords qui coûtent un mandat.
La formule
Somme due au bailleur = total encaissé − dépenses du mois − commission de l’agence
Et la commission elle-même : taux convenu × loyers encaissés. Pas sur les loyers dus, pas sur les cautions, pas sur les avances de trésorerie. Ce point précis est la première source d’erreur.
Ce qui entre dans l’assiette de la commission
L’agence se rémunère sur ce qu’elle a réellement fait rentrer. La règle de bon sens, et celle que la plupart des mandats écrivent :
- Les loyers du mois effectivement encaissés
- Y compris les paiements partiels, à hauteur de ce qui est entré.
- Les arriérés recouvrés
- Un arriéré de trois mois enfin réglé est un travail de recouvrement : il est normal qu’il entre dans l’assiette — si votre mandat le prévoit.
- Pas les loyers dus et non payés
- Facturer une commission sur un loyer qu’on n’a pas su recouvrer revient à se payer pour un échec. C’est la faute la plus fréquente, et la plus mal vécue par les bailleurs.
- Pas les cautions
- La caution n’est pas un revenu : c’est l’argent du locataire, gardé en dépôt. Elle ne se commissionne pas et ne se mélange pas au livre de caisse de l’agence.
Où se placent les dépenses
Les dépenses engagées pour la résidence — gardiennage, plomberie, entretien, remboursement d’un prêt consenti par le bailleur — se retranchent après le calcul de la commission, pas avant.
La logique : l’agence a travaillé pour encaisser 1 000 000 F, elle se rémunère sur ce million. Que le bailleur ait eu 500 000 F de travaux ce mois-là ne réduit pas le travail fourni. Retrancher les dépenses avant la commission revient à faire supporter à l’agence une part des charges du propriétaire — ce que personne n’a convenu.
L’inverse existe aussi, et il est tout aussi discutable : calculer la commission sur les loyers duspuis retrancher les dépenses. L’agence se paie alors sur de l’argent qui n’est jamais entré.
Un exemple complet, à refaire
Résidence de huit locaux, mois de juin, taux de commission convenu avec le bailleur : 10 %.
| Loyers encaissés dans le mois | 1 105 000 F |
|---|---|
| Paiements en avance | 0 F |
| Arriérés recouvrés | 0 F |
| Total encaissé | 1 105 000 F |
| Dépenses du mois (ménage 20 000 + prêt bailleur 500 000) | − 520 000 F |
| Commission de l’agence (10 % de 1 105 000) | − 110 500 F |
| Somme due au bailleur | 474 500 F |
Remarquez le détail qui change tout : la commission porte sur 1 105 000 F, pas sur 585 000 F (le reste après dépenses). Sur ce seul mois, l’écart entre les deux méthodes est de 52 000 F — soit un mois de loyer d’un studio.
Les trois erreurs qui coûtent un mandat
1. Le taux qui change sans écrit
Chaque résidence a son taux, négocié avec son bailleur. Appliquer « le taux habituel de l’agence » à une résidence qui en a un autre se voit immédiatement quand le bailleur refait le calcul — et passe pour de la mauvaise foi, même si c’est une étourderie.
2. Les dépenses sans justificatif
Une ligne « travaux divers : 180 000 F » sans facture ni photo est indéfendable. Un bailleur qui conteste une dépense conteste ensuite tout le rapport. Photographiez la facture au moment de la dépense, pas le soir.
3. Le report de mois
Un loyer de juin encaissé le 3 juillet appartient au mois de juin du point de vue du bailleur : c’est le loyer de juin. Le ranger en juillet parce qu’il est entré en juillet décale toute la comptabilité et rend les rapports incomparables d’un mois sur l’autre.
Vérifier son rapport en trente secondes
Trois contrôles suffisent à détecter presque toutes les erreurs :
- Le total des loyers payés du tableau égale-t-il le « total encaissé » de la synthèse ?
- La commission divisée par le total encaissé redonne-t-elle exactement le taux du mandat ?
- La somme due plus les dépenses plus la commission redonne-t-elle le total encaissé ?
Si l’une des trois ne tombe pas juste, l’erreur est dans le rapport, pas dans la tête du bailleur.
Le faire à la main, ou pas
Ce calcul est simple pour une résidence. Il devient pénible pour quinze, et risqué quand il faut le refaire chaque mois, pour chaque bailleur, avec des taux différents et des dépenses à retrouver.
C’est exactement ce que fait Lokaz : la somme due n’est pas saisie, elle se déduit des encaissements et des dépenses du mois, au taux propre à chaque résidence. Le rapport s’imprime avec l’en-tête de l’agence et un QR code qui permet au bailleur d’en vérifier l’authenticité.
Ce guide décrit une pratique de gestion courante, pas une obligation légale. Les modalités de rémunération d’une agence relèvent du mandat signé avec le bailleur.