Conditions générales d’utilisation et de vente

Les présentes conditions régissent l’utilisation du service Lokaz et son abonnement entre SITE BIEN REFERENCE (SBR), siège social : Abidjan, Cocody angré, immatriculée au RCCM sous le n° CI-ABJ-03-2017-B13-30470 (« l’éditeur ») et l’agence immobilière qui s’y abonne (« l’agence cliente »). Lokaz s’adresse exclusivement à des professionnels. Voir aussi les mentions légales et la politique de confidentialité.

1. Objet et acceptation

Lokaz est un logiciel en ligne qui permet à une agence immobilière de gérer les biens qu’elle administre pour le compte de bailleurs. Les présentes conditions sont acceptées par l’agence cliente à l’ouverture de son espace ; l’utilisation du service vaut acceptation de la version en vigueur, publiée sur cette page.

2. Définitions

• Service : l’application web, l’application Android des agents et les documents qu’elles produisent.
• Espace : l’environnement propre à une agence cliente, désigné par son code agence.
• Utilisateur : toute personne disposant d’un compte dans l’espace d’une agence (administrateur, gestionnaire, caissière, agent…).
• Données de l’agence : tout ce que l’agence et ses utilisateurs saisissent dans le service — bailleurs, résidences, locaux, locataires, paiements, dépenses, cautions, états des lieux, photos, documents.

3. Description du service

Le service permet notamment à l’agence cliente :

• d’enregistrer les loyers encaissés, au bureau ou sur le terrain par ses agents, y compris sans connexion : les encaissements partent dès le retour du réseau ;
• de calculer la commission de l’agence et la somme due à chaque bailleur, et d’imprimer les rapports bailleurs, reçus, états des cautions, contrats de bail et états des lieux, authentifiés par QR code ;
• de suivre les dépenses, les cautions, la caisse, les devis et les factures de l’agence ;
• de préparer des messages WhatsApp (relance, rappel, reçu, rapport prêt) que l’utilisateur envoie lui-même depuis son téléphone.

Lokaz n’encaisse aucun loyer et ne détient aucun fonds : l’argent circule directement entre les locataires, l’agence et les bailleurs. Les moyens de paiement indiqués (espèces, mobile money, virement) sont de simples informations saisies par l’agence. Lokaz n’envoie aucun message automatiquement.

4. Ouverture de l’espace et comptes

Il n’existe pas d’inscription en ligne : l’éditeur ouvre l’espace de l’agence et son compte administrateur. L’administrateur crée ensuite les comptes de ses utilisateurs, avec un mot de passe temporaire que chacun doit remplacer à sa première connexion.

Chaque compte est personnel. L’agence cliente veille à la confidentialité des mots de passe, désactive les comptes des personnes qui quittent l’agence et répond des actions faites depuis les comptes de son espace. En cas de doute sur la sécurité d’un compte, elle en change le mot de passe sans délai et prévient l’éditeur.

5. Essai gratuit

Un nouvel espace bénéficie d’un essai gratuit de 30 jours, avec les limites de la formule d’essai. À la fin de l’essai, les règles de l’article 7 s’appliquent, comme à la fin d’une période payée.

6. Formules, prix et paiement

Les formules se distinguent par le nombre de locaux gérés et de comptes utilisateurs du bureau ; les agents de l’application mobile ne sont jamais limités. Les prix en vigueur sont ceux affichés sur la page des tarifs au jour du paiement, en francs CFA hors taxes ; les taxes applicables s’y ajoutent.

• L’abonnement se paie d’avance, au mois ou à l’année, par mobile money, virement ou espèces. Il n’y a pas de paiement en ligne.
• La période payée s’ajoute à l’échéance en cours, ou court à partir du jour du paiement si l’échéance est dépassée.
• Chaque paiement figure dans l’historique de la page « Abonnement » de l’agence, avec son reçu téléchargeable, émis par l’éditeur et vérifiable par QR code.
• L’éditeur peut modifier ses prix. Un nouveau prix vaut pour les paiements suivants ; une période déjà payée n’est jamais recalculée.
• Une offre de lancement peut être proposée : ses conditions (remise, durée, nombre de places) sont celles affichées au moment du paiement, à raison d’une place par agence.
• Sauf accord particulier, une période commencée n’est pas remboursée.

Lorsque l’agence atteint la limite de sa formule, elle ne peut plus ajouter de locaux ou de comptes du bureau tant qu’elle n’a pas changé de formule. Ses données existantes ne sont ni modifiées ni supprimées.

7. Échéance et consultation seule

L’abonnement ne se renouvelle pas automatiquement. L’agence est prévenue dans son espace 7 jours avant l’échéance. Sans nouveau paiement, tout continue de fonctionner pendant 7 jours de grâce ; l’espace passe ensuite en consultation seule : l’agence consulte ses données et exporte ses listes, mais ne peut plus rien saisir. Rien n’est effacé, et tout se rouvre dès le paiement suivant.

8. Obligations de l’agence cliente

• Saisir des informations exactes et vérifier les montants et documents avant de les remettre à un bailleur ou à un locataire.
• Utiliser le service conformément à la loi et à la réglementation de sa profession.
• Informer les bailleurs, locataires et autres personnes dont elle saisit les données, ne collecter que celles qui sont nécessaires et accomplir les formalités qui lui incombent auprès de l’ARTCI, en tant que responsable de ces traitements (voir l’annexe).
• Ne pas tenter d’accéder aux données d’une autre agence, de contourner les limites du service ni d’en perturber le fonctionnement.
• Exporter régulièrement ses listes et conserver les documents imprimés utiles à sa comptabilité et à ses bailleurs.

9. Engagements de l’éditeur

L’éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour fournir un service fiable et sécurisé (obligation de moyens). En particulier :

• les données de chaque agence sont strictement séparées de celles des autres agences ;
• les accès sont personnels et limités selon le rôle de chaque utilisateur, un agent ne voyant que les résidences qui lui sont confiées ;
• les mots de passe sont enregistrés sous une forme chiffrée irréversible, que personne — éditeur compris — ne peut relire ;
• les échanges avec le service sont chiffrés (HTTPS) et les actions sensibles sont journalisées ;
• l’éditeur n’utilise les données de l’agence que pour lui fournir le service. Depuis sa console, il ne voit que des compteurs et l’état du compte, jamais les locataires, paiements ou documents.

Le service peut être momentanément interrompu, notamment pour maintenance, mise à jour ou incident ; l’éditeur s’efforce d’en limiter la durée. Il fait évoluer le service et peut en modifier les fonctionnalités, sans retirer à l’agence l’accès à ses données.

10. Documents, modèles et contrôles

Les documents sont établis à partir des informations saisies par l’agence, qui en reste responsable. Le modèle de contrat de bail proposé par Lokaz et les alertes de plafonds légaux (caution, avance, frais d’agence) s’appuient sur des sources publiques, dont la loi n° 2019-576 du 26 juin 2019 instituant le Code de la construction et de l’habitat et le décret n° 2024-1115 : ils constituent une aide et non un conseil juridique. L’agence peut utiliser son propre modèle de bail.

Le QR code d’un document permet à toute personne de vérifier qu’il a été émis par Lokaz pour l’agence et qu’il n’a pas été modifié ; la page de vérification ne nomme jamais le locataire.

11. Données de l’agence

L’agence cliente reste propriétaire de ses données. Elle peut à tout moment exporter ses listes au format tableur (bailleurs, locaux et locataires, paiements, dépenses, cautions, caisse, analyses), y compris en consultation seule.

À la fin de l’abonnement, les données ne sont pas effacées automatiquement. L’agence peut demander par écrit leur suppression définitive : l’éditeur y procède après avoir vérifié la demande et laissé à l’agence la possibilité d’exporter ses listes, et le lui confirme. Seules restent les informations que la loi l’oblige à conserver, comme celles de la facturation de l’abonnement.

Les encaissements saisis sans réseau restent sur le téléphone de l’agent jusqu’à leur envoi : l’éditeur ne peut pas récupérer un encaissement resté sur un téléphone perdu, réinitialisé ou dont l’application a été supprimée avant l’envoi.

12. Données personnelles

Pour les données des bailleurs, locataires et autres personnes saisies par l’agence, l’agence est responsable du traitement et l’éditeur agit pour son compte, selon l’annexe ci-dessous. Pour les données dont l’éditeur est lui-même responsable (comptes, abonnement, visiteurs du site), voir la politique de confidentialité.

13. Responsabilité

L’éditeur n’est pas responsable des conséquences d’une erreur de saisie, d’une utilisation du service non conforme aux présentes conditions, d’une coupure du réseau internet ou téléphonique, de la perte ou du vol d’un téléphone, ni des messages envoyés par les utilisateurs. Il n’est pas responsable non plus des sommes encaissées par l’agence ou ses agents, ni des relations entre l’agence, ses bailleurs et ses locataires.

Si sa responsabilité est engagée, elle est limitée aux dommages directs et au montant payé par l’agence cliente au titre de l’abonnement pendant les douze mois qui précèdent le fait en cause. Aucune des parties n’est responsable d’un manquement dû à un cas de force majeure.

14. Suspension et fin du contrat

L’agence cliente peut cesser d’utiliser le service à tout moment, en ne renouvelant pas son abonnement. L’éditeur peut suspendre l’accès d’une agence en cas d’usage frauduleux ou illicite, d’atteinte à la sécurité du service ou d’autres agences, ou de manquement grave aux présentes conditions ; il l’en informe, au préalable sauf urgence. La suspension coupe les connexions mais n’efface aucune donnée.

15. Propriété intellectuelle

Le logiciel Lokaz, sa marque, son logo et ses modèles de documents appartiennent à l’éditeur. L’abonnement donne à l’agence cliente et à ses utilisateurs un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de l’abonnement. Le logo et les informations de l’agence restent les siens et ne servent qu’à ses propres documents.

16. Modification des conditions

L’éditeur peut modifier les présentes conditions. La version applicable est celle publiée sur cette page, à la date indiquée en haut ; les agences clientes sont informées des modifications importantes avant leur entrée en vigueur.

17. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit ivoirien, dont les actes uniformes de l’OHADA. En cas de différend, les parties recherchent d’abord une solution amiable pendant trente jours ; à défaut, le litige est porté devant le Tribunal de commerce d’Abidjan. Pour toute question, l’agence peut joindre l’éditeur par e-mail à amad@leadgrowth.ci, par téléphone au +2250789401096 ou sur WhatsApp.

Annexe — Traitement des données personnelles pour le compte de l’agence

Cette annexe organise, au sens de la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel, le traitement des données saisies par l’agence cliente, responsable du traitement, et confiées à l’éditeur, sous-traitant.

A. Données et personnes concernées

• Bailleurs : nom, prénoms, téléphone, e-mail, coordonnées de paiement (RIB ou mobile money) lorsqu’elles sont saisies.
• Locataires : nom, prénoms, téléphone, pièce d’identité (facultative), local occupé, dates d’entrée et de sortie, durée du bail, loyers, paiements, arriérés, cautions et retenues.
• États des lieux : constats pièce par pièce, photos, relevés de compteurs, clés remises et signatures tracées à l’écran.
• Dépenses : photos des factures justificatives.
• Clients des devis et factures de l’agence : nom et coordonnées.
• Utilisateurs de l’agence : nom, prénoms, téléphone, identifiant, e-mail, rôle, photo de profil facultative, et journal de leurs actions sensibles (action, date, adresse IP).

B. Finalité et instructions

L’éditeur traite ces données uniquement pour fournir le service à l’agence : gestion locative, calculs, documents, sécurité et assistance. L’utilisation du service par l’agence constitue ses instructions. L’éditeur ne vend pas ces données, ne s’en sert pas à des fins publicitaires ou commerciales et ne les communique à aucune autre agence.

C. Confidentialité et sécurité

Les personnes habilitées par l’éditeur à intervenir sur l’infrastructure sont tenues à la confidentialité ; l’accès technique à la base de données est réservé à l’exploitation du service (maintenance, incident, demande de l’agence). Les mesures de sécurité décrites à l’article 9 s’appliquent.

D. Hébergement et transfert

Les données sont hébergées par Contabo GmbH, en Allemagne, qui agit comme sous-traitant de l’éditeur. Le transfert de données personnelles hors de Côte d’Ivoire est soumis à l’autorisation préalable de l’ARTCI ; l’éditeur accomplit les formalités qui lui incombent. L’éditeur informe l’agence cliente de tout changement d’hébergeur.

E. Droits des personnes

Les bailleurs, locataires et autres personnes concernées exercent leurs droits d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression auprès de l’agence. L’agence corrige ou supprime elle-même les informations depuis le service ; un élément placé dans la corbeille reste restaurable jusqu’à ce que l’agence le supprime définitivement. L’éditeur transmet à l’agence concernée toute demande qu’il reçoit directement.

F. Violation de données

En cas d’incident de sécurité touchant les données de l’agence, l’éditeur l’en informe dans les meilleurs délais après en avoir eu connaissance, avec les informations utiles pour en mesurer les conséquences et accomplir ses propres obligations.

G. Fin du traitement

À la fin du contrat, l’agence exporte ses données et peut en demander la suppression définitive, dans les conditions de l’article 11. L’éditeur fournit à l’agence, sur demande, les informations utiles pour démontrer le respect de la présente annexe.